名刺ケースと合わせて箱を上手に活用しよう

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名刺がたくさんあって困っているという人もいるでしょう。

普段から使用する自分の名刺についてはケースに入れて持ち歩くとしても、受け取った名刺をどう管理するかは悩みになりがちです。名刺ケースを手配するときには箱についても検討してみましょう。

箱による管理のノウハウを紹介するので、管理方法で悩んでいる人は参考にしてみて下さい。


受け取った名刺の管理方法

まずは受け取った名刺の管理をどのようにして行うのが一般的なのかを理解しておきましょう。

名刺ケースに入れて自分の名刺を持ち歩いている人は、名刺交換をした後はその名刺ケースに入れるのが基本です。そのときはそれで問題はありませんが、容量は限られているのでいつかは出さなければなりません。

外勤が多くて営業周りをしている人の場合には毎日のようにケースの中身を入れ替えなければならない場合もあります。この際にどのようにして受け取った名刺を管理するかは切実な問題でしょう。よく用いられているのが名刺ホルダーです。

後になって名刺を参照することが多い人がよく用いている方法で、クリアホルダーのようになっていて、ホルダー一つに何百枚もの名刺が入ります。見開きページで20枚くらいの名刺を入れることができ、開くと名刺の表か裏をはっきりと見ることができます。

ホルダーの種類によっては一枚のクリアシートの中に一系列しか入れられないようになっていて、表からは名刺の表を見ることができ、裏からは名刺の裏を見られるようになっているものもあります。何度も名刺を見返す場合や、名刺を探すことが多い場合などには適切な管理方法でしょう。

次の候補としてよく挙げられているのが箱を使う方法です。名刺ケースをそのまま利用するのではなく、保管用にサイズが大きい名刺用の箱を用意して使っていることがよくあります。あまり枚数が多くない人の場合には適当なサイズの空き箱を使い、名刺を重ねていれていくだけのこともあるでしょう。

一方、名刺の整理をできるように設計された箱も販売されています。名刺を立てて並べていけるようになっている仕様のものが多く、仕切りを入れて適切に分類しておけば名刺をさっと取り出すこともできるでしょう。このように整理すると箱は高い収納性があるのが魅力で、省スペースでかなりの枚数を一か所で管理することができます。

もう一つの方法として近年になって広まってきているのが名刺は破棄してしまい、電子管理をする方法です。スキャナーやスマホで名刺をデータとして取り込んでしまって、本体は破棄するか箱にしまうなどしてとりあえず捨てずに保管しておくのが通例です。

電子データとして保管できると場所を取らないのが魅力です。さらに検索することもできるので必要な連絡先や営業先などを簡単にピックアップすることができます。受け取った名刺を使わないのは恐縮かもしれませんが、内容を活用しやすくするという点では電子化するのが優れている管理方法でしょう。

アプリなどで簡単に管理できるようになっているので使い勝手も良いのが特徴です。

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箱を使って管理するメリット

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名刺の管理に箱を使用するメリットは収納性が高いことで、かなり省スペースで多数の名刺をまとめて管理することができます。きちんとラベルをしてどの種類の名刺がどこに入っているのかがわかるようにして入れていくようにすれば、探している名刺がどこにあるかで悩むこともあまりありません。

複数の箱を使用するという工夫も可能で、仕入れ先か販売先か、新規顧客か既存顧客かなどといった形で大きく分類することもできるでしょう。どんな人から名刺を受け取ることがあるのかに応じて色々な仕分け方が可能で、自分なりに使いやすい分け方をすると効率よく分類して収納することも、必要時に迷わず取り出すこともできるようになります。


箱を使って管理するデメリット

箱を使って管理するデメリットは管理方法を決めて、そのルールに従って収納するのに手間がかかることです。乱雑に箱に入れていってしまうと必要な名刺を探すのに途方もない苦労が必要になってしまいがちです。どうやって整理すれば使いやすいかをよく考えて、最初に管理のためのルールを決めなければなりません。

そして、新しい名刺が手に入ったときには必ずそのルールに従って収納することが必要になります。これが手間だと考えてしまう人の場合には箱を使うのはあまり合理的ではないでしょう。また、ホルダーと違って全体を見るのが難しいため、どんな人がいただろうかと思ったときに全部を見ようとすると手間がかかるのもデメリットです。

箱で管理するときの選び方のコツ

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箱で管理をしてみようと決めたときには名刺専用の箱を用意するのが無難で、整理しやすいようにうまく設計されていて無駄なスペースも取ることがありません。名刺用の箱を選ぶときには整理方法を先に決めておくのがコツです。

どういう分類をして管理したいか、その分類をしたときにそれぞれ何枚くらいずつ入れられなければならないかというのをまずは考えてみましょう。整理方法によっては複数の箱にした方が良い場合もありますが、その場合には二種類同じものにするのか、違うものにするかも慎重に検討するのが大切です。

つい同じ種類の箱を選びがちですが、使用頻度に応じて開けやすい箱、蓋がない箱などを選んだ方が便利なこともあります。


箱を使うときに考えたいプラスアルファ

箱を使うときにはデスクの上に置いておく場合が多いでしょう。デスクの中に入れてしまう場合にはそれでも取り出しやすい仕様の箱を選ぶ必要がありますが、デスクの上に置く場合には名刺の出し入れの仕様についてはかなり自由度があります。

デスクの上で使うのならプラスアルファの要素も考えて箱を選ぶことも考えてみましょう。インテリアとしての意味を考慮してデザインが優れている箱を選ぶのも一興です。オフィスに彩りを与えられるメリットがあるので、少し明るいデザインの箱を探して調達してみましょう。

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名刺を箱で管理することも考えよう

受け取った名刺の管理方法で悩んだときには箱を使うことも検討しましょう。省スペースで整理をする工夫さえすれば必要な名刺を簡単に取り出せるようになります。他の方法に比べてメリットが大きいかは名刺の使い方やもらう枚数によって異なるので、自分なりに使いやすいかどうかを考えてみましょう。

箱を使うのならインテリア性も考えて選ぶとオフィスの彩りになります。